pengantar bisnis 4

KULIAH IV – PRESENTASI

Presentasi :

·         Adalah suatu kegiatan berbicara di hadapan banyak hadirin. Berbeda dengan pidato yang lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih sering dibawakan dalam acara bisnis.

·         Tujuan dari presentasi bermacam-macam, misalnya untuk membujuk (biasanya dibawakan oleh wiraniaga), untuk memberi informasi (biasanya oleh seorang pakar), atau untuk meyakinkan (biasanya dibawakan oleh seseorang yang ingin membantah pendapat tertentu).

Membuat Presentasi yang Profesional :

·         Materi adalah hal dasar yang harus dibuat setiap pembicara sebelum melakukan presentasi. Namun demikian, materi presentasi bukanlah ‘aplikasi sulap‘ yang dapat menampilkan si pembicara menjadi pembicara ulung dan profesional hanya karena menggunakan materi yang bagus.  Bahkan, jika tidak dikemas dan dikuasai dengan baik,  akan membuat pembicara menjadi tidak meyakinkan dan topik yang dibawakan menjadi tidak menarik

·         Powerpoint adalah salah satu aplikasi presentasi yang sampai saat ini masih menjadi pilihan dalam kegiatan pembelajaran. Aplikasi ini sangat mudah dipergunakan dan merupakan bagian dari bundel Microsoft Office.

Berikut adalah beberapa tips yang dapat menjadi acuan dalam pembuatan presentasi sehingga lebih menarik dan dan profesional :

1.       Pergunakan desain yang konsisten.

·         Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan slide master, sehingga layout, font, bulleting, dan animasi pergantian slide menjadi konsisten hingga akhir presentasi.

2.       Batasi jumlah baris dalam setiap slide.

·         Jumlah baris dalam slide yang terlalu banyak menyebabkan slide tersebut menjadi terlalu penuh, sehingga teks menjadi kecil-kecil. Akibat yang lebih parah, auidense tidak akan mau mencerna informasi dalam slide tersebut. Sampaikan poin-poin pokok dalam setiap slide, kemudian kembangkan dan bumbui saat presentasi.

3.       Pergunakan warna teks dan latar belakang yang kontras Sehingga keterbacaannya tinggi.

4.       Hindari penggunaan animasi dan sound effect yang glamor. 

·      Animasi dengan diiringi sound effect yang glamour justru menyebabkan presentasi tidak profesional, berkesan kekanak-kanakan, dan tidak serius.

5.       Gunakan tombol-tombol yang langsung menghantarkan pada slide tertentu sehingga bisa melompat maju ataupun mundur tanpa harus melewati slide demi slide.

6.       Satu gambar memberikan puluhan kali lipat informasi,

·      Karena itu jika memungkinkan ditampilkan secara grafis akan lebih baik ditampilkan secara grafis, misalnya tabel, skema, dll.

7.       Jika terlalu sering teks saja yang ditampilkan, berikan gambar-gambar ilustrasi yang sesuai untuk membumbui presentasi anda.

Berikut ini adalah tips singkat membuat presentasi hebat dan tentunya mudah untuk dimengerti bagi audiens:

1.       Buatlah seperti cerita
Seringkali orang menjadi bosan karena alur yang tidak jelas si pembicara dalam menyampaikan pesan kepada audiens. Hal yang baik si pembicara membuatnya seperti cerita, yang alurnya jelas ada awal, tengah dan akhir. Sebagai contoh di awal diuraikan tentang masalah utama yang akan diselesaikan? Kemudian di bagian tengah dapat diutarakan mengenai penemuan atau solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan dan dibagian akhir para audiens harus dipastikan  memperoleh sesuatu dalam presentasi ini sehingga dapat lebih mengerti tentang situasi, permasalahan dan solusi yang dapat dipakai untuk kedepannya.

2.       Buat “sedikit” lebih baik
Kebanyakan orang yang tidak mengerti, akan memberikan informasi yang terlalu banyak dengan banyak teks di slide. Belum lagi ditambahkan banyak gambar sehingga membuat slide presentasi menjadi lebih rumit. Sebenarnya, hal-hal seperti ini tidak penting dan cenderung membuat audiens menjadi bosan melihatnya. Hal yang baik adalah seperti menyisipkan satu buah gambar saja yang dapat mendukung ide Anda, kemudian gunakan bullet point yang  menjelaskan ide secara singkat. Sebagai tambahan, buatlah teks yang ingin Anda tulis satu baris saja di setiap bullet, hal ini akan membuat slide presentasi menjadi lebih rapi sehingga enak untuk dilihat.

3.       Bangun branding adalah kuncinya
Bagi Anda yang membawakan presentasi untuk menyampaikan ide kepada investor atau pun untuk memperkenalkan produk baru, yang Anda butuhkan adalah membangun brand image yang kuat, juga citra yang baik dalam presentasi Anda. Hal ini dapat dilakukan misalnya menggunakan skema warna, jenis huruf dan logo yang sama sebagai perwujudan perusahaan atau kesan yang ingin Anda tonjolkan. Luangkanlah waktu untuk memikirkan hal sederhana tersebut sehingga membuat kesan yang menarik.

4.       Berikan waktu istirahat sejenak

1.    Hal ini juga penting untuk dilakukan, biasanya kalau presentasi sudah berjalan cukup lama ada saja saat setiap audiens terlihat seperti kelelahan menyimak atau berkurangnya konsentrasi.

2.    Menurut hasil penelitian dari Universitas Tennesse, rata-rata orang mampu menyimak presentasi dengan baik sekitar 20 menit. Jika Anda perkirakan waktu presentasi lebih dari 20 menit, hal yang terbaik adalah memberikan waktu untuk rileks sejenak ditengah-tengah waktu presentasi Anda. “Istirahat” ini dapat dilakukan dengan beberapa cara, misalnya memberikan cerita, memberikan demo sesuatu maupun melakukan permainan santai. Anda dapat pula meniru cara Steve Jobs dalam memberikan waktu istirahat kepada audiens, yaitu dengan memberikan slide kosong berwarna putih.

5.       Berlatih dan Berlatih lagi
Akhirnya, presentasi yang hebat sangatlah dipengaruhi oleh kemampuan pembicara untuk membawa imajinasi para audiens, selain itu juga tetap menjadi fokus dan perhatian mereka. Slide presentasi dan pembicara merupakan kesatuan yang saling melengkapi satu sama lain. Pembicara yang hebat seringkali tidak membawa catatan dan tidak menghafal, mereka fokus pada kunci utama yang akan disampaikan, pembicara yang hebat tidak hanya dapat menyampaikan informasi, tapi juga bisa “menjual” ide hebat. Selamat berlatih menjadi pembicara hebat!

7 tips agar anda sukses dalam presentasi

ž  Point 1 : Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara inkonvensional (tidak lazim), tapi sampaikan presentasi yang “berisi” agar bisa difahami oleh pendengar.

¡  Hal yang sangat penting dalam memberikan presentasi, adalah kemampuan persuasi dari materi yang disajikan. Hindari memakai trik atau cara inkonvensional yang kurang perlu, agar tidak mengurangi reliability materi yang disampaikan. Jika pendengar presentasi terdiri dari para ahli, presentasi yang bersifat “menyerang”, “straight”, “smash” lebih efektif. Sebaliknya, jika cara presentasi anda terlalu bertele-tele, berakibat menurunnya konsentrasi pendengar yang berusaha memahami penelitian anda. Untuk meningkatkan reliability, tidak ada jalan lain kecuali meningkatkan mutu materi presentasi. Untuk itu, sebelum melakukan presentasi, diperlukan kerja keras untuk memilih, merangkai materi yang akan disajikan.

¡  Salah satu cara yang sering ditempuh, adalah memberikan penekanan pada isi yang dianggap penting. Misalnya mengatakan “Temuan yang paling penting dalam penelitian ini adalah ….”, selanjutnya diikuti dengan penjelasan bagian yang dimaksud. Cara lain misalnya dengan beberapa kali memperlihatkan data yang penting, agar pendengar memberikan perhatian lebih terhadap data tsb. Dengan cara tersebut, ide anda dapat tersampaikan secara efektif pada pendengar.

ž  Point 2 : Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide yang disampaikan harus dapat difahami oleh pendengar

¡  Dalam presentasi, sangat penting ide yang disampaikan difahami secara keseluruhan oleh pendengar. Untuk itu, saat menyiapkan slide, pada bagian awal jelaskan item-item apa saja yang akan dibahas. Selanjutnya jelaskan secara detail masing-masing item tersebut. Pertama-tama jelaskan secara singkat hal apa saja yang akan dibahas, baru diikuti dengan penjelasan detail masing masing sub bahasan.

¡  Jika anda menjelaskan hasil eksperimen, pertama-tama jelaskan bagian terpenting dari hasil tersebut dengan kalimat yang sederhana dan mudah ditangkap. Baru kemudian siapkan slide yang menjelaskan secara detail karakteristik hasil yang diperoleh.

¡  Dengan membuat slide terstruktur seperti ini, saat anda menyampaikan presentasi, ide keseluruhan/outline dengan sendirinya akan dijelaskan pada awal dari slide presentasi. Misalnya “Pada metode ini ada tiga karakteristik yang penting. Ketiga hal tsb. masing-masing A, B dan C. Penjelasan selengkapnya dari ketiga karakteristik tersebut adalah sebagai berikut. …… “.

ž  Point 3 : Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali point-point penting yang dipresentasikan

¡  Pada slide terakhir, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali bagian-bagian penting yang perlu “digarisbawahi”. Anda dapat mengawalinya dengan kalimat sbb. “Demikian telah kami jelaskan penelitian mengenai kasus X. Sebelum menutup presentasi ini, kami ingin mengulang kembali beberapa hal dan temuan penting dalam penelitian ini”. 

¡  Untuk menjelaskan per point, anda dapat memakai kalimat misalnya sbb. “Pada studi ini, ada tiga temuan penting, yaitu X, Y dan Z.”Diikuti dengan menjelaskan masing-masing X, Y dan Z. Pemakaian kata “tiga” pada kalimat di atas, yang menunjukkan “banyaknya point” akan sangat membantu pendengar untuk memahami dan mengingat hal-hal yang akan disampaikan.

¡  Yang manapun yang akan anda sampaikan, anda harus membuat alur cerita yang logis, dengan menyampaikan data yang dapat meyakinkan pendengar. Data seperti ini janganlah ditampilkan secara tiba-tiba pada slide yang terakhir, melainkan harus disampaikan pada tengah alur presentasi.

¡  Penyampaian pada slide terakhir harus bersifat hanya sebagai ulangan. Kalau pada slide terakhir tersebut anda justru menampilkan hasil eksperimen yang sama sekali baru dan belum pernah diperkenalkan pada slide sebelumnya, justru akan berakibat membingungkan pendengar dalam menangkap bagian penting presentasi anda.

ž  Point 4 : Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal yang menarik. Siapkan beberapa demonstrasi pada pendengar.

¡  Anda dianjurkan agar dalam presentasi (di tengah atau akhir) dapat menyajikan demonstrasi atau menunjukkan cara kerja alat yang telah dibuat. Demonstrasi yang memakai animasi, moving picture, akan memberikan sentuhan tersendiri yang efektif bagi peningkatan kualitas presentasi. Hal ini akan membuat pendengar lebih yakin atas hasil eksperimen yang telah anda jelaskan.

¡  Jika tujuan presentasi adalah untuk memberikan impresi pada metode, pada bagian demonstrasi, tunjukkan contoh hasil yang memberikan impact kuat atas hasil eksperimen. Jangan lupa, sebelumnya perlu jelaskan secara lisan kepada pendengar, bahwa anda akan memperlihatkan sebuah demonstrasi. Hal ini penting karena akan membuat perhatian pendengar terfokus pada demo yang akan anda perlihatkan.

¡  Agar anda tidak lupa timing untuk memperlihatkan demonstrasi tersebut, bisa juga disiapkan 1 slide dengan tulisan sederhana “video”, sekedar untuk mengingatkan anda bahwa saat tsb. waktunya untuk menampilkan video (atau demonstrasi software) kepada pendengar.

ž  Point 5: Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam menyampaikan presentasi. Jika presentasi terasa berjalan lambat, anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.

¡  Biasanya waktu untuk presentasi dibatasi, terutama sekali presentasi di seminar, conference maupun interview pekerjaan, bila presentasi anda melewati batas waktu yang ditetapkan akan berakibat kurang baik pada penilaian.

¡  Jadi, rancanglah pembagian waktu untuk tiap hal yang akan disampaikan. Jika presentasi ternyata berjalan terlambat dari semestinya, ringkaslah bagian-bagian yang dapat diringkas, sehingga presentasi dapat berakhir sesuai pada waktu yang direncanakan

¡  Hal penting yang tidak boleh dilupakan adalah anda harus memperhitungkan  waktu untuk memperlihatkan demonstrasi dan waktu untuk tanya jawab.

ž  Point 6: Perlunya berlatih presentasi di depan teman/kolega

¡  Jika seseorang belum terbiasa melakukan presentasi, seringkali gagal dikarenakan kata-kata macet di tengah-tengah, atau penjelasan yang diberikan ternyata salah. Jika penampilan anda seperti ini, bagaimana pun bagusnya materi yang akan disajikan, kegagalan tsb. akan membuat pihak pendengar  menjadi kurang percaya dan sulit untuk menerima argumen anda.

¡  Untuk menghindari kegagalan ini, tidak ada jalan lain kecuali berlatih presentasi berulang kali. Ajaklah teman agar dia bersedia menjadi pendengar, dan berlatihlah seolah-olah anda berada pada situasi formal yang sebenarnya. Sebaiknya teman yang dipilih adalah orang yang terbiasa melakukan presentasi. Dengan demikian, dia cukup berpengalaman untuk dapat melihat sisi-sisi lemah yang perlu dikoreksi, maupun memberikan masukan bagi presentasi anda.

¡  Salah satu manfaat berlatih presentasi di depan orang ini adalah meningkatkan rasa keberanian dan percaya diri anda. Tidak ada obat untuk menumbuhkan keberanian dan rasa percaya diri selain membiasakan diri berbicara dan berpendapat di depan umum.

ž  Point 7 : Cek peralatan sebelum melakukan presentasi

¡  Tidak ada artinya jerih payah anda menyiapkan slide atau demo, jika anda tidak dapat mempresentasikannya pada hari H hanya gara-gara alat tidak dapat bekerja dengan baik. Untuk menghindari kegagalan semacam ini, sebelum presentasi, periksalah apakah alat-alat tersebut dapat bekerja sebagaimana yang diharapkan.